Cómo reconocer una buena decisión
La vida fluye en un constante cambio en el que, para sobrevivir, debemos tomar decisiones. Elegir es un proceso cotidiano, ya sea que se trate de las decisiones más mundanas como de las más importantes, todo este flujo pasa por el filtro de nuestras emociones y nuestro pensamiento racional.
La toma de decisiones es una capacidad humana que conjuga el poder de la razón con el poder de nuestra voluntad. El pensamiento aporta claridad al corazón y la voluntad persigue la elección correcta. La toma de decisiones muestra el libre albedrío de cada ser humano, por lo que se considera que tomar buenas decisiones es la gran clave del éxito en la vida.
Tomar una decisión requiere un proceso reflexivo que necesita tiempo para valorar distintas opciones, pero también asumir las consecuencias de cada decisión, sin olvidar que no existe un único camino correcto.
En un artículo para la revista Entrepreneur, el coach de negocios Jeff Boss, afirma que la toma de decisiones puede ser el mayor peso que caiga sobre los hombros de un emprendedor, lo que puede hacerte daño si no sabes cómo manejar el estrés o si los resultados no son los ideales.
Y enumera 9 características que podrán ayudarte a reconocer si estás tomando una buena decisión:
1. Las buenas decisiones tienen un impacto positivo en los demás
Los beneficiados por una decisión positiva serán los mejores voceros de esta decisión, en caso contrario, si se consideran afectados se convertirán en fuertes críticos de una mala decisión. Escucha a tu entorno para reconocer lo que piensan.
2. Las buenas decisiones son replicables
La gente buscará imitar las buenas decisiones para implementarlas en su empresa.
3. Las buenas decisiones fomentan oportunidades de crecimiento
Cuando se toman decisiones que benefician a la organización de tu empresa motivarás a tus colaboradores a tomar decisiones efectivas.
4. Las buenas decisiones incluyen a otros
Puedes quedarte con el mérito de tomar una buena decisión, pero su implementación incluye a tu equipo de trabajo, por lo que el logro final corresponde a todos.
5. Las buenas decisiones son ejecutables
Ligado al punto anterior, una decisión debe ser transparente y clara. El equipo de trabajo debe ser capaz de implementar correctamente las decisiones, lo que minimiza la incertidumbre que puedan generar los nuevos planes para la organización.
6. Una buena decisión es sistemática
Una buena decisión se debe sostener en el tiempo, encaminada a lograr el éxito de los objetivos.
7. Las buenas decisiones son responsables
Cuando se establecen los criterios de una toma de decisiones se transparenta el proceso ante los miembros de la organización, lo que conlleva a actuar de forma responsable.
8. Las buenas decisiones son pragmáticas
Es necesario eliminar los sesgos emocionales egoístas en la toma de decisiones. Cuando te enfrentes a una decisión difícil hazte la pregunta: ¿a quién beneficia esta decisión?
9. Las buenas decisiones implican la autoconciencia
Si es tu responsabilidad decidir la estrategia de la empresa pero nunca has realizado un bosquejo estratégico, evalúa tus límites, y considera contar con un experto en la materia. Esto puede tener un impacto positivo en tu organización. No seas esa persona que se aferra a la toma de decisiones porque te confiere autoridad y te hace sentir importante.
Las decisiones que tomas como empresario tienen grandes repercusiones en tu empresa, por lo que deberás mantenerte alerta antes las oportunidades que se te presenten, porque no se trata de aprovechar cualquier oportunidad, lo que quieres es la oportunidad que te lleve al éxito.
Tener una asistente virtual de Octhopus es una muy buena decisión para que puedas enfocarte más en tareas estratégicas y menos en tareas administrativas. Schedule a call para saber si somos la mejor opción para ti.
Por: Andrés Mayo
5 Keys to achieve your goals
Having a vision of the future is fundamental to the success of our projects. The best way to achieve this vision is through goals establishment, no matter if they are short, medium or long term.
Achieving our goals requires the following:
1. Self-motivation. It´s about that inner energy, which keeps you moving, feeding on your wishes and more important values.
2. Commitment. If you are willing to pay the necessary price to achieve your goals it means you are committed. You may notice it in your devoted behavior, sacrifice and the work you dedicate to achieve it.
3. Flexibility and adaptation capacity. You can't always have control over the world or circumstances that surround you, nor the feelings of the people around you.
4. Emotional self-control. Emotions are essential and are an unbreakable part of you. That´s why you need to know when they´re going to make you lose control and manage them in an adequate way, keeping a balanced attitude to act according to your judgment.
5.Organization and order. It´s necessary to recognize your limitations, you can't divide yourself to make several things at the same time. You need to have order in your plans and behavior, and prioritize your activities to achieve your goals satisfactorily.
As you can see, if your goals are important for you, you must establish a strategy that will demand your deep involvement. Do you have these keys?
6 steps that can help you are:
First step: Define your goals. It is important to be realistic.
Second step: Define a date in which your goals will be achieved, this way you set your long-term goal.
Third step: Divide your final goal into smaller ones. Accumulate them, each one must get you closer to the final goal, those are your short-term goals.
Fourth step: Recognize the resources you need to achieve your goals, (materials, human or financial). Every goal, short or long term needs those resources, don't skip any even if you already have them.
Fifth step: Review your goals periodically.
Sixth step: Modify, adapt or change your periodic goals as necessary.
By: Andres Mayo Gongora
Smart goals to develop your potential
Every year represents an opportunity to reset our goals. If we want to achieve professional and personal success we must go further than good intentions that we abandon as days pass.
The key to success consists in knowing our goals and not dispersing efforts unnecessarily.
To Establish clear and effective goals I recommend to use the SMART system. This technic is used by organizations when they develop their strategic plans.
What is SMART about?
S.M.A.R.T. is a resource in which every letter represents an adjective that describes an effective way to establish our goals.
Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Timely
1. Specific
What I want to achieve?
To define our goals, it´s essential to describe in detail what you want to achieve in the future. Choose a subject that you want to improve and establish a goal.
If your goal is very complex it might help to set little goals that settle and reinforce the principal goal.
2. Measurable
To know the success level of a goal it's important to establish indicators. Which numbers I'll use to measure this goal?
Every goal can be measured and it's the best way to evaluate it. For example, if you want to work less, How many hours less a day? If you want to read more, how many books do you want to read this year? Break down your goal into numbers that you might easily understand.
This characteristic is one of the most relevant factors in continuous improvement process and quality.
3. Attainable
When establishing your goals, ask yourself. Can I Do it?
It doesn't matter what you want to accomplish, what truly matters is knowing if you can really do it, otherwise, you will be losing time.
Goals must adjust to your reality and environment, in a way they are challenging and not unrealistic expectations. Know your actual situation, identify your talents and limits. Consider the available resources you can use to achieve your goals.
4. Relevant
Your goal must have a clear meaning, to clarify this section you should ask yourself: How does achieving this goal will help me?
It's important to understand the "whys" of each goal you set your mind to, otherwise, you will never accomplish something concrete in your life.
5. Timely
How long does it take to achieve this objective?
A goal must take place in a specific period, otherwise, it could be extended indefinitely, taking us to a loss of interest that might impact in our achievement.
When you define a date to achieve your goal you establish a compromise.
Resources
Goals: How to get everything you want faster than you ever thought possible, Brian Tracy, 2010
by: Andrés Mayo Gongora
Process Documentation TIPS
The term process documentation was coined in 1978 by the Philippines National Irrigation Agency alluding a project in which social scientists traveled through villages to document agricultural processes.
In organizations we can differentiate three types of processes:
- Strategic processes. In this section, we can group all those processes that give orientation to the business. For example, strategic planning.
- Key processes. These processes are those that give value to the customer. For example, deliver a package (in a parcel and courier company) or prepare the food and serve it (in a restaurant).
- Vertical or horizontal support processes. The processes that offer support to the central processes. For example, support or technical service, human resources department tasks.
A process can be divided into sub-processes, sub-processes into activities and activities into tasks. Tasks are the simplest actions. For example, sign a check or extend a voucher.
Here are some tips to make an adequate documentation of the processes of your company.
- To start, identify the process and the scope of it.
- Identify who is addressed, in this way you can establish the language and details that will be included in the documentation.
- Create a context about the process you´re documenting; this can be done through a descriptive title and an introduction that summarizes the process, why or when the users should carry it out and how it fits into the structure of the organization.
- Make a description of the people involved and define their roles. Always use the names of their positions.
- Identify the start and end points.
- Define the results of the process.
- List all the activities necessary to complete the process. A brainstorm is an extremely useful activity to recognize activities.
- Organize your list in sequences of steps. Pay attention to how you divide these steps. The actions that are carried out together logically must remain together. If a step includes more than one verb, it should probably be separated into two.
- A flowchart is a useful instrument to visually represent every step.
- Add graphics, images or screenshots.
- Validate the process with different users.
- Ask your colleagues or collaborators to review your document and provide feedback.
- Remember that your document is a living document that will need to be updated continuously.
We hope these tips help you achieve an efficient documentation of your business processes.
By: Andrés Mayo Góngora
5 Key considerations for process documentation
Many companies usually start with energy and enthusiasm, but with a poor organization which in the medium term can hinder the operation. Each company is different, but all of them have basic activities which are key to success in their operations. Knowing them is essential to organize the efforts of managers and employees. A basic tool to achieve the coherence of our endeavor is the documentation of each of the processes. What is this about? Let's start!
Because of its etymological origin, the word process means "to walk forward." Hence, when applied to the business world, we can affirm that a process represents a series of logically ordered actions whose objective is to achieve the efficiency of an organization.
The sequence of steps -known as Business Process- is designed based on the detailed analysis of each activity that makes up the daily activities of the company, with the aim of increasing its profitability and reducing its costs.
Here are five things you should know about the documentation of processes, and that will help you perform it efficiently and accurately:
- It is a roadmap. Any activity done more than once or performed by more than one person must be documented. It allows standardization, and it helps to identify the stages that can be improved. Process documentation also facilitates the training of new employees.
- It is everyone's task. The members of an area or project are responsible for documenting their processes. Every employee knows their own functioning, their strengths, and their weaknesses, so they are the ones better indicated to document their processes. It is highly recommended that a person who is not involved in the work, reviews the documentation to provide a fresh and impartial look to improve processes and eliminate omissions.
- How to document the processes? You can use interviews, photographs, videos, team notes or brainstorm with the team. You can also count on the support of experts to make sure you cover all the information. In addition to documenting the processes of your organization, you must do it properly, if your procedure is poorly written it may cause problems. The documentation must explain the reason or purpose of the task, don´t omit information, but don´t include unnecessary information that may be distracting. Be brief. Use flowcharts to facilitate the query. Include a checklist to ensure that all steps are completed. Instead of a single document with all of the processes, it´s more efficient to document individual processes. Accurate documentation of the process can empower the teams and improve the efficiency of the company.
- Make them public. The documentation of the processes must be available to all team and company members. Restricting access to documentation creates the false illusion that it´s only relevant to a particular group.
- Flexible Documentation. Companies change, update, improve, so their processes are also subject to constant changes, don´t be afraid to incorporate the necessary adjustments to the documentation of the process to improve its effectiveness. Document the date of the last update. Save a backup copy of the files that document the process. Review the documents at least once a year.
In today's world we all look for things to be carried out in the best possible way, companies are no strangers to this, so the best way is to provide intuitive and task-based information, this is where process documentation becomes fundamental.
By: Andrés Mayo Góngora
How to develop a strategic plan
Every organization needs an action plan to determine the objectives and choose the most appropriate steps to achieve them.
A plan should be realistic: this means that we shouldn’t set impossible goals for ourselves. Setting impossible goals could lead to a non-productive assignment of resources and it could be demotivating for the team.
Developing a Strategic Plan starts from the analysis of our situation and our environment, the resources we have and the goals we want to achieve.
We can build our Strategic Plan by answering the following questions:
- How are we? Where are we?
- Where is the organization going?
- What do we have to get where we want?
- How do we do it?
- What do we need to do it?
- How do we concrete it?
- How do we measure our performance?
How are we? Where are we?
With these questions we get an analysis to determine the current situation of our company, whether is already operating or we are still "next to start it”. This diagnosis will allow us to:
- Clarify the direction that we want for our enterprise.
- Know the legal status of the organization.
- Visualize how we are; managing our financial, human or material resources.
This diagnosis will help us know our strengths, our weaknesses and if necessary, make the appropriate changes.
Where is the organization going?
Here we must define the area of action for our company (Mission, Vision, Values and Policies), to clarify how we will develop our project.
Mission is the reason of existence for the company, so we must take adequate time to define it. It will help to provide direction, focus and motivation to our team.
What do we have to get where we want?
Through a SWOT analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) find the strategic factors of your organization. A SWOT analysis allows us to:
- Create more effective and direct strategies, to the organization's needs
- Know precisely our strengths and weaknesses
- Know the resources that the human capital of our company can offer
- Prevent obstacles or detect possible problems and difficulties.
- Plan strategies to improve our services.
How do we make it happen?
By answering this question we will define the objectives, strategies and actions that must be taken to fulfill the mission we set for our company.
We must break down our mission in strategic objectives that can be achieved in the short and medium term. With this we reduce complexity, focus effort, involve the team and assign goals.
What do we need to do?
This section helps us to determine the needs, both, human or financial and material, as well as tools to achieve those resources and manage them.
How do we concrete it?
The purpose of this question is to help us recognize the kind of projects we can carry out, to prevent problems and to improve the performance of our company.
How do we measure our performance?
The evaluation of our project is essential to improve processes and make them more effective. We should be able to see what was expected and actual results. This assessment should be continued to achieve improvements in both, the medium and long term.
The strategic planning process is like a chain, all the links should be strengthened, allowing you to be useful and functional in the development of the daily activities of our enterprise.
By Andrés Mayo Góngora
What is Strategic Planning?
“Long range planning does not deal with future decisions, but with the future of present decisions”.
Peter Drucker
When it comes to entrepreneurship, one of the pillars of success is Strategic Planning. This is an obvious matter that is not always a priority for the entrepreneurs.
According to Carlos T. Wagner, author of the book “Planeación Estratégica Social” (2012), latinos are creative and ingenious, but also undisciplined and barely methodical. The reason is that they prefer to react rather than planning and to correct rather than prevent. They assume that since reality always exceeds plans, planning implies a waste of time, and therefore it is better to improvise.
Strategic Planning requires a capacity of criticism and self-criticism that exposes the deficiencies of the projects, and many people prefer to avoid it.
Strategic Planning is a process that allows us to act and make decisions efficiently, which is a great help for institutional philosophy, in addition to supporting our organization in the achievement of our goals. It is crucial to consider these points before starting any task we want to perform, so we will be able to save time, money and effort.
Some benefits of planning are:
- Allows us to narrow our efforts focusing in important things
- Avoids unforeseen crises and prepare us to react in case they arise.
- Identifies our strengths, helping us to exploit them.
- It helps us recognize which responsibilities we can delegate.
- Improves our decision making by offering an overview of our organization.
- To establish well-defined goals and objectives.
- Promotes team cooperation.
- It helps us to adapt to the changing conditions of our environment.
- To measure and evaluate the performance of our company.
- To reduce risk, uncertainty and insecurity.
- Strengthens and controls the economic operation avoiding unnecessary expenses.
We must be clear that Strategic Planning does not guarantee success alone, it is not the solution to all the problems of our business, but it does provide us with the elements that lead the way to success and permanence.
The process of Strategic Planning can be applied not only to start-up companies, but also to established companies that need to be strengthened.
Once we develop our Strategic Plan, we must bear in mind that it is not a monolithic document, a key feature is its adaptation ability, so it must be revised periodically to carry out adjustments that allow us to obtain the results we seek.
To achieve the effectiveness of a strategic plan, it's necessary that all members of our company participate in its development and implementation. The particular vision that each one provides allows us to approach the specific needs of each area so all the collaborators are responsible for the achievements, they help to innovate and to contribute, while sharing the acknowledgments and benefits that our company may achieve.
If you are interested in going deeper into the subject, I recommend you the book: Strategic Planning (2010), by May Gary May, Business Expert Press.
By: Andrés Mayo Góngora
Tres estrategias para mejorar tu liderazgo mediante el ENFOQUE
Estamos viviendo tiempos de revolución tecnológica, en los que tenemos a la mano infinidad de herramientas que nos permiten ser más efectivos pero, paradójicamente, también nos pone frente a distractores capaces de arruinar cualquier esfuerzo: teléfonos inteligentes, redes sociales, internet…
Es por eso que en la actualidad una de las características más apreciadas en los líderes es la capacidad para enfocarse en las actividades realmente importantes, un liderazgo que no se deja arrastrar por el ruido de su entorno. Sólo aquellos capaces de desarrollarla son quienes destacan, haciendo sobresalir sus emprendimientos o sus empresas. Sin un enfoque consistente se desvanece la posibilidad de alcanzar nuestras metas. El enfoque es determinante si queremos alcanzar el éxito.
Un buen líder necesita ser fresco y tener nuevas ideas, nunca quedarse estancado en la actualidad y sobre todo, la conformidad que siente por cómo están yendo las cosas estando como están.
Daniel Goleman, autor del bestseller Inteligencia Emocional, afirma que:
“El liderazgo gira en torno a la necesidad de captar y dirigir eficazmente la atención colectiva. Y ello implica cuestiones tan diversas como saber centrar, en primer lugar, nuestra propia atención y atraer y dirigir luego la atención de los demás, así como captar y mantener la atención de clientes y consumidores.”
En su libro Focus. Desarrollar la atención para alcanzar la excelencia, Goleman desarrolla una teoría en la que identifica tres tipos de foco: el foco interno (que nos mantiene en sintonía con nuestras intuiciones y valores), el foco en los demás (que facilita nuestras relaciones) y el foco externo (que nos ayuda a lidiar con el contexto). Un líder bien enfocado es aquel quien logra el equilibrio entre estos tres tipos de enfoque.
Goleman afirma que la capacidad de atención es como un músculo que puede ejercitarse mediante la práctica. A continuación, te ofrezco tres estrategias que te permitirán mantener el enfoque de tu atención:
1. Aclara tu mente
Algunos estudios afirman que nuestra mente es capaz de generar un promedio de 60,000 pensamientos diarios, muchos de los cuales son simples distractores. Enfocarse como un líder requiere que vaciemos nuestra mente para dedicarnos a pensar en lo importante.
Cada mañana toma unos minutos antes de comenzar tus actividades. Siéntate en un lugar tranquilo, cierra tus ojos y respira profundamente varias veces. Tu mente se llenará de pensamientos de todo tipo. Observa estos pensamientos, reconoce cuáles son los importantes, por ejemplo: tu familia, tu trabajo, tus metas. Poco a poco tu mente comenzará a despejarse dejando sólo los pensamientos más relevantes.
Los buenos líderes saben filtrar sus pensamientos, quedándose sólo con aquellos que son positivos y claves para su trabajo diario.
2. Aclara tu visión
Las organizaciones exitosas saben que un buen equipo es aquel que comparte su visión del negocio. A su vez, los líderes de éxito se repiten todos los días las razones por las cuales hacen lo que hacen. Una visión clara es poderosa.
Cada día dedica un momento para pensar en la dirección que están tomando tus decisiones. Si éstas se alinean con tu visión, sigue adelante. Pero si notas que te has desviado, es un buen momento para corregirla. Aclarar la visión significa revisar si lo que haces es lo que realmente quieres hacer.
Los buenos líderes aclaran y refuerzan su visión diariamente.
3. Aclara tus prioridades
Debemos reconocer que no todo es importante y no todo lo importante es prioritario. Las organizaciones más eficientes son las que saben qué es lo más importante de su negocio y lo realizan. Una forma de aclarar tus prioridades es pensar en tu visión de vida, en la de tu empresa o de tu proyecto.
Hazte la pregunta: ¿qué es aquello que si no hicieras te haría sentir vacío? Elabora una lista con las cosas más importantes que debes hacer, si sobrepasa los cinco puntos significa que no has definido bien tus prioridades.
Los buenos líderes aprenden a reconocer sus prioridades a medida que dirigen sus vidas y las de sus equipos de trabajo y ponen su mejor esfuerzo en ello.
Con estas tres estrategias tu enfoque se reforzará, incrementarás tus posibilidades de alcanzar tus metas y serás el líder que deseas ser.
En su libro Focus. Desarrollar la atención para alcanzar la excelencia, Daniel Goleman expone sus investigaciones en torno a los beneficios de la focalización, tanto como forma de autocontrol, de mejorar la empatía o para comprender la complejidad que nos rodea.
Enfócate en tareas estratégicas mientras tu asistente virtual hace tareas administrativas por ti. Agenda una llamada para conocer más sobre cómo podemos ayudarte.
Por: Andrés Mayo
Focus for success
In our current reality, it is increasingly common to find ourselves in open offices that stimulate collaborative work but encourage distraction, we are bombarded by emails that our colleagues and clients insist that we respond instantly, we attend countless work meetings and at the same time is expected to produce the best possible results.
Journalist Nicholas Carr, in an article for The Atlantic Monthly magazine, shows us a diagnosis of the situation:
"Apparently internet is undermining my capacity for concentration and contemplation. And I am not the only one".
Unfortunately when replacing the distraction by the concentration that the approach allows, things are not so simple.
After trial and error, Cal Newport, a professor of computer science at Georgetown University, developed a 4-strategy plan to focus and do an in-depth job. Four guidelines that can help you activate your focus ability:
1. Work deeply
The ability to carry out in-depth work is increasingly scarce, but at the same time, increasingly valuable in our economy. As a result of this dynamic, those who cultivate this skill and make it the pilar of their working life will triumph.
The key to developing the habit of deep work is to create routines that minimize resistance to concentration. For example, establish a schedule to do deep work; determine a time span that you will dedicate to this task; condition the space where you will carry out this practice; as well as eliminate those things that can be as distant as a television, the telephone and even the internet.
2. Narrow distractions
Many people assume that they can move from distraction to a state of concentration whenever they need it, but this assumption is optimistic. When our brain is used to being distracted, it searches insistently for those moments.
The advice of Newport is that you establish moments for distraction in the middle of your deep work. This strategy does not expand your ability to concentrate, but it teaches your mind to minimize the amount of times you give in to distraction. For example, it determines how much time you will spend using the internet (if this is your main distractor). In case the internet is a work tool, spend the scheduled time to some other distractor, television, for example.
Use this strategy both at home and in your office.
3. Get away from social networks
According to the Internet.mx Association, Mexicans spend an average of 7 hours 14 minutes a day connected to social networks. So this strategy may be obvious, but Cal Newport does not refer to a simple "use less networks", but goes further by suggesting you cut with them. For this he invites you to reflect on the use you give them, as well as the benefits they bring to your life and work.
Do you really need Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, WhatsApp, Tumblr, LinkedIn and the latest fashion network? How much time do you dedicate to each of them? Do you think that the quality of your life and your work would be much better if you eliminated some of your accounts?
Even if you choose only one social network, you will dedicate a greater focus and better communication in it.
4. Remove superficial
Deep work requires that you be respectful with your time, the advice is to schedule your day. Maybe the idea of structuring each moment of your life -starting times for each issue- seems excessive and you prefer to leave the daily events to chance. However, if you want to develop your true potential, you must learn to overcome the distrust that the structure produces.
If you are not clear about the time that an activity will take, give them extra minutes to do it with ease. The advantage is that you can determine the time you spend on superficial and distracting activities.
Cal Newport is sure that a life focused on deep work is not for everyone, it requires effort and drastic changes in your habits. But if you are willing to make this effort, you will soon discover that depth leads to a productive and meaningful life.
If you are interested in deepening your ability to focus through deep work I recommend Cal Newport book Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. In this book Newport develops in depth the concepts that I have pointed out in this collaboration.
By: Andrés Mayo Góngora
5 tips para ayudarte a delegar
Hace poco más de un año acepté hacer los procesos y políticas para una empresa que estaba creciendo muy rápido y no tenía nada escrito, al mismo tiempo que llevaba Octhopus y veía qué hacía por las tardes con dos niños muy energizados. En pocas palabras me estaba volviendo loca. ¡Fue cuando me di cuenta de que a pesar de creer firmemente en delegar no lo estaba haciendo!
Delegar nunca ha sido fácil. Creo que todos debemos darnos un tiempo de vez en cuando y pensar qué cosas no deberíamos estar haciendo nosotros.
Te comparto 5 tips para ayudarte a delegar:
- Define qué actividades no deberías realizar tú. La regla 20/80 dice que el 20% de tu esfuerzo genera el 80% de tus resultados. Entiende cuál es ese 20% y enfócate en esas tareas, las demás tareas piensa seriamente en delegarlas.
- Conoce las habilidades de tus colaboradores. Todos tenemos habilidades diferentes y en algunas cosas somos mejor que otros. Observa a tu equipo y delégales actividades en las que creas que pueden ser buenos y te ayuden a crecer y ser mejor, aunque también considerando en qué áreas deben desarrollarse. Si son actividades que nunca han hecho dales la oportunidad, pueden llegar a ser muy buenos. ¡Confía en tu equipo!
- Comunica y retroalimenta constantemente. Indica de forma clara qué resultados esperas, el tiempo esperado para acabar esa tarea, cosas que te gusten y no te gusten. Tu objetivo no sólo debe ser que hagan lo que tu hacías sino que también te den recomendaciones y sugerencias. Recuérdales la importancia de ser proactivos.
- No te desesperes. La primera vez que delegas una tarea puede tomar el doble de tiempo realizarla, mientras la otra persona entiende cómo hacerla. Pero sin duda vale la pena, porque poco a poco podrás enfocarte en otras actividades. Recuerda que las empresas con directores que saben delegar obtienen hasta un 33% más de ingresos y generan más empleos. (Delegating: A Huge Management Challenge for Entrepreneurs, Sangeeta Bharadwaj Badal and Bryant Ott, 2015).
- Da reconocimientos. Reconoce siempre a tu equipo y dales crédito cuando aplique. Eso los hará sentir bien y dar más de sí mismos.
Si te cuesta trabajo delegar, empieza con una tarea y cuando te sientas cómod@ delega otra tarea más y otra y otra… Y aunque sea difícil delegar recuerda que sabiéndolo hacer tiene más ventajas que desventajas.
¿Qué terminé haciendo yo?
Primero confié en la asistente virtual que tengo y la capacité para hacer diagramas de flujo a pesar de que nunca había hecho uno en su vida. Yo le mandaba fotos de los diagramas que hacía en papel y ella los pasaba en limpio en un programa específico. Esto me ahorró varias horas de trabajo. También aprendí a decir NO, así que ya no hago procesos de otras empresas =) y constantemente evalúo lo que hago, tareas que no debería estar haciendo definitivamente las delego.
Te invito a delegar más. ¡Una asistente virtual siempre te puede ayudar a hacer y lograr más!
Por: Gaby Manzur
¿Trabajo remoto? 5 herramientas que te ayudarán a ser un master en el tema
5 herramientas para trabajar mejor a distancia y ser más productivo
¡Desconéctate! ¿Por qué el silencio es tan importante para trabajar y vivir mejor?
La reflexión Octhopus
Romper las barreras con silencio
El silencio es dorado y una herramienta muy poderosa si se sabe utilizar. Nos ayuda para enfocarnos y puede llevarnos al siguiente nivel en lo que hacemos. Para mí, existen distintas dimensiones del silencio y son correspondidas por diversos significados que tiene para mí el escribir este artículo en estas fechas. Hace unos años evaluaba mi carrera profesional y el reciente inicio de Octhopus cuando fui a un campamento con mi hijo. La experiencia marcó mi desarrollo como padre y me aportó mucho en cuánto conozco del silencio y cómo lo uso. Afortunadamente, hace poco pude ir al mismo campamento con mi hija, reforzando mis creencias exploradas en este texto.
Aventura Paphijos es una experiencia que conecta a padre e hijo/ hija. Tuve la fortuna de asistir a través del colegio de mis hijos durante noviembre del segundo año de primaria de cada uno de ellos. Las epifanías en nuestras relaciones dan para otro artículo y foro, pero lo relevante en este contexto es que todo el fin de semana jugamos juntos bajo una agenda estructurada que no daba tiempo de ocio y no utilizamos dispositivo electrónico alguno. El estar aislados y enfocados uno con el otro permitió una conexión que rara vez habíamos experimentado y la cual nos hemos comprometido en repetir con cierta frecuencia. Sobra decir que la experiencia con cada uno de mis hijos fue completamente distinta.
Adicionalmente, esos fines de semana sirvieron para complementar mi experiencia utilizando el silencio como catalizador de mayor productividad y eje de mi planeación personal y profesional. Recuerdo bien todos los beneficios de esas experiencias con mis hijos, y desgraciadamente en meses recientes no he aprovechado esa modalidad del "aislamiento" en mi vida. A través de este artículo quiero compartir contigo cómo me ha ayudado el silencio y comprometerme conmigo mismo a recuperarlo, ahora que trabajo sobre desafíos nuevos en Octhopus y mi vida.
Del escritorio del pulpo
Soy un lector e investigador muy lento pero mi asistente virtual h2o me educó sobre ideas actuales acerca del silencio en relación con la productividad y las conexiones personales. Mi visión sobre el silencio es un poco distinta a algunos temas que encontramos ya que veo una jerarquía desde lo más sencillo y casual hasta un silencio complejo y profundo. Trataré de incorporar un poco de esta investigación al artículo. Así te puedo dejar referencia a textos de personas expertas sobre el tema, así como mi perspectiva personal.
Primero, definamos qué es el silencio y los efectos que causa en nosotros. Aunque este post está a favor de él, es importante que también exploremos su lado oscuro. Un diccionario nos indicaría que el silencio es la ausencia de sonido o ruido, así como la falta de noticias que nos actualicen sobre un tema. Si empujamos a más definiciones, incluso puede acercarse al concepto de aislamiento.
En la lectura "La elegancia del Silencio", me llamó la atención su exploración de cómo estar callados nos pone cara-a-cara con nuestro mayor enemigo: nosotros, nuestra mente de “mono platicador”. Si no controlamos ese espacio, ahí escuchamos crítica por perdernos en sueños que después usamos para medir nuestras vidas. Regresamos ahí a nuestros errores, pero también podemos pensar en qué sigue... Un silencio absoluto se debería alejar de eso y enfocar en la tarea en la que estamos. Me gusta una frase: "El Silencio es elegante y majestuoso. Tan simple y tan elemental que hemos perdido la capacidad de encontrarlo."
Un artículo en UPSOCL explora las 10 razones más importantes para tener silencio en la vida (además de descanso y soledad):
- Evitan el agotamiento,
- Aumentan tu sensibilidad,
- Disuelven los problemas de mañana,
- Mejoran la memoria,
- Fortalecen la intención y la acción,
- Incrementan la conciencia de uno mismo,
- Hacen crecer a tu cerebro,
- Te dan momentos “Eureka”,
- Ayudan a dominar la incomodidad, y
- Te limpian emocionalmente.
En mi opinión, algo esencial del silencio es que puede detonar el enfoque, el cual es crítico para ciertas tareas y la productividad individual. En artículos anteriores hemos hablado de ese enfoque, incluso ligando con técnicas como Pomodoro. Autores como Chris Edgar hablan sobre cómo el silencio puede ayudar a la productividad, al evitar que procrastinemos.
Es por lo anterior que en un entorno profesional, el silencio tiene el valor de encaminarnos a productos finales y hacernos más productivos. Dependiendo de cómo lo usamos, puede tener impacto en nuestras contribuciones individuales, en las de nuestros equipos o ir más allá y definir relaciones. Yo identifico ejemplos en estos tres entornos. El artículo "Productividad en la Empresa: El Valor del Silencio" habla de que el ruido acaba con nuestra energía y afecta nuestro estado de ánimo. Crear silencio para nosotros contrarresta esos efectos.
Mis 3 tipos de silencio
Personalmente, yo veo tres diferentes niveles de silencio, de menor a mayor complejidad. Primero, está el silencio “táctico”, el que más conocemos. Consiste en un aislamiento de los ruidos y las distracciones a nuestro alrededor, y el hacerlo con éxito tiene un impacto directo en nuestra creatividad y productividad. Un segundo nivel es el “estratégico”, que yo encuentro al aislarme de las preocupaciones diarias/ rutinarias. En esos momentos, puedo planear lo que viene en mi vida y mi trabajo, o anticiparme a problemas. El tercer nivel que considero, y que experimenté en el campamento, es el “espiritual”. Este tipo de silencio se basa en una conexión libre de ruido (de todo tipo) con otra persona, la naturaleza o con aquello que debemos interactuar en un nivel de consciencia enaltecido. A continuación exploraré cada uno y cómo intento practicarlos.
1. El silencio “táctico” que lleva a la productividad
En mi mente, hay un nivel básico para aplicar el silencio y es el aislamiento al leer, descansar o trabajar, eliminando cualquier distracción. Este “silencio” no solamente es auditivo, aplica para todos los sentidos. El estar en un ambiente de trabajo donde se contengan las interrupciones auditivas, visuales e incluso olfativas hace que alcancemos un mejor nivel de concentración y enfoque.
Hay diversos estudios que hablan de los impactos negativos de las interrupciones en el trabajo. Betzabeth Romero en su artículo sobre el tema menciona que se pierde más del 66% de la productividad a través de ruidos accidentales en la oficina. Se puntualiza en el texto que "El ruido es malo para su salud, su cordura y los negocios".
El silencio va de la mano de la privacidad y lo importante en un ambiente profesional moderno es encontrar el balance entre intimidad para el trabajador y colaboración. Existen discusiones en la actualidad que contraponen los espacios de trabajo abiertos y de alta colaboración con oficinas que priorizan el silencio. Un artículo que leí reproduce una frase emitida por la OMS: “el rendimiento cognitivo se deteriora sustancialmente, en particular en aquellas tareas más complejas, como la lectura, la atención, la solución de problemas y la memorización. También puede actuar como estímulo de distracción. En particular, el ruido súbito puede producir un efecto desestabilizante, como resultado de una respuesta ante una alarma”. Sin embargo, un total silencio tampoco parece ser la solución y el artículo incluso menciona el uso de ruido blanco en ciertos lugares de trabajo.
Me parece que lo importante es aprender a utilizar el silencio y crear ambientes productivos sin importar el entorno. El blog de David Torné habla sobre el uso frecuente del silencio para mayor enfoque. Enfatiza cómo lograrlo en el espacio físico (p.ej., mamparas que absorban el ruido) y en la rutina (p.ej., reservar períodos de silencio).
Existen maneras de hacer que nuestro entorno propicie la concentración, a pesar de los obstáculos que tengamos (yo sé que no toda oficina se presta al silencio). En otros artículos hablamos (y hablaremos) más sobre el enfoque y cómo lograrlo, incluyendo la técnica Pomodoro (trabajo enfocado de 50 minutos con 10 de descanso). Esta metodología ayuda a lograr mayor avance en pocas horas en comparación a todo un día laboral con interrupciones. Un elemento clave para lograr esa productividad es dejar fuera cualquier interrupción. Esto se logra a través del silencio, ya sea en un espacio de trabajo aislado con el uso de audífonos (con ruido blanco o con música que propicie el enfoque), o trabajando en un lugar distinto (que nos permita desaparecer cualquier distracción). Si nos enfocamos de esta manera, nuestro cerebro tendrá ideas más creativas y podrá encontrar soluciones innovadoras.
2. El silencio "estratégico" que nos saca de la rutina
Esta sección, más aún que el resto de ellas, enfatiza mi punto de vista como persona con energía introvertida. Es decir, yo ideo si estoy en silencio, solo. Es importante para quienes tienen energía extrovertida que evalúen cuál es la mejor manera de utilizar el silencio, ya que mucha de su inspiración viene de la interacción con otros. En fin, el punto es que para mí el silencio es el origen de estrategias claras, estando yo alejado del ruido.
Con frecuencia el día nos jala a actividades y preocupaciones que no nos permiten ver las cosas de una manera distinta. Aunque sea una vez a la semana, es importante que salgas de la rutina, recuperes parte de ese tiempo y lo dediques a planear lo que quieres que sea distinto en tu vida, trabajo o negocio. De vez en cuando es importante que te aísles del mundo (pero tampoco te hagas un ermitaño) y te enfoques no en los problemas actuales sino en lo que lo rodea y la mejor manera para solucionarlo.
Lo que mencioné en el párrafo anterior tiene aún mejores resultados si puedes pensar en el futuro. El silencio al planear te permite evaluar la situación en la que estás, e idear nuevas maneras de verla. Es un importante origen de creatividad, tanto profesional como personal. La reflexión en silencio te puede ayudar a anticipar lo que podría salir mal. Piensa en este proceso como una máquina en el tiempo que te permite evaluar distintos escenarios al evaluar y planear lo que va a ocurrir. Omar Carreño menciona que en ese tiempo de reflexión llegan ideas que en otros momentos no lo harían. Me gusta cuando menciona que "la productividad puede gestarse como parte de un proceso de crecimiento personal".
Para lograr este tipo de silencio y capturar sus beneficios, a mí me funciona apartar momentos sin interrupciones en los que me alejo de mi entorno de trabajo tradicional. En estos momentos, escribo este artículo en una cafetería, con música para concentrarme, con audífonos que cubren el ruido que me rodea. En otra referencia que mi asistente y yo exploramos, se menciona el programar periodos de silencio, ir a un área privada e incluso ofrecer al equipo la opción de trabajar fuera de la oficina. En el caso de Octhopus, podemos aprovechar la flexibilidad que tenemos y trabajar en línea desde el ambiente más propicio.
3. El silencio "espiritual" que detona la consciencia a conectar
En esta sección, llegamos a un silencio que sirve para desconectarnos del mundo y escuchar a quienes queremos con toda atención. Para mí, el mejor ejemplo de esto ya lo mencioné anteriormente y tiene que ver con mi vida personal. En el campamento al que fui con mis hijos, tuve la oportunidad de estar con ellos jugando con interacción todo el tiempo, estando prohibidos el teléfono móvil y cualquier otra “conexión”. Aunque no todo fue positivo (ambos fueron una verdadera montaña rusa de emociones al explorar mi percepción sobre el tipo de papá que soy), hubo muchos momentos mágicos donde conectamos a un nivel que no logramos en la rutina diaria. Toda nuestra atención estaba el uno con el otro, y sobre nuestra relación. ¡El desconectarnos nos ayudó a conectarnos y descubrir nuevas facetas de nosotros!
La tecnología está cambiando en maneras extremas nuestro mundo y cómo nos relacionamos con él y entre nosotros. Estos efectos son tanto positivos como negativos. Sabemos que la tecnología impacta a nuestra familia. Un artículo explora cómo detectar si existe un impacto, si estamos afectando nuestras relaciones. Pensemos en esos casos tan evidentes y que aún así no podemos evitar. Hoy mismo por la mañana, mi esposa me llamó la atención por usar el celular cuando hablábamos. ¿Qué efecto tiene una acción como esa en nuestros amigos, nuestras parejas, nuestros hijos?
Hace poco vi la película "Screenagers", que habla de la tendencia explorada en uno de los artículos que leímos. En mi hogar, dominada por la tecnología y casa de dos emprendedores, lograr este "silencio que conecta" es todo un reto que no hemos resuelto. Dejemos las pantallas y conectemos con nuestros seres queridos.
Cómo pulpo en el agua, tu “How to”
Vive y crece en el silencio
A continuación exploro algunas recomendaciones de autores expertos sobre cómo apalancar el silencio para productividad, y al final compartiré mis compromisos personales. Regresando al artículo de Betzabeth Romero, da una lista muy práctica para establecer silencio en el lugar de trabajo:
- Idealmente, la copiadora, la nevera y la máquina de café deberían tener sus propias salas;
- Lo que ves es lo que te interrumpe;
- Como alternativa a la música, los auriculares con cancelación de ruido ofrecen un filtro para los sonidos;
- Luego, están tus colegas; y
- Si todo lo demás falla, debes tener un lugar para escapar: tu casa, una cafetería o la biblioteca.
En algunos casos, se puede llegar al extremo de restringir en el área de trabajo el uso de dispositivos electrónicos por distracción, aunque yo opino que un uso responsable es siempre el mejor camino. Mis dispositivos son mis herramientas de productividad y muchas veces me inspiran. Sin embargo, el limitar el uso de demasiados emails o notificaciones, siempre me ha funcionado. Actualmente debato si deberíamos seguir avisando sobre ausencias o novedades del equipo por Slack, ya que ha dejado de ser un canal de importancia y urgencia.
Un posible camino a seguir que compartió La Vanguardia sigue una dieta digital sana, con mecanismos muy parecidos a los que usaríamos para bajar de peso. Sin embargo, otros autores recomiendan evitar el silencio y utilizar música o sonidos suaves para aumentar la productividad, en particular la clásica o la diseñada para ese fin. Más sobre este tema en la sección de cierre.
Tentáculos en acción
Mi plan y las herramientas necesarias para recuperar el silencio en mi vida
Los tres silencios tienen escalas y objetivos distintos y pueden ayudar en mayor o menor medida a distintos tipos de personas. El silencio es algo que hemos perdido en nuestra era digital. Recuperarlo nos otorga grandes beneficios porque permite ver las cosas de una manera distinta.
Llegamos ahora a mi compromiso. Desde el inicio del 2017, mi productividad se ha visto afectada, en particular mis contribuciones a Octhopus. Como ejemplo, éste es mi primer artículo para el blog en un LAAARGO tiempo, y su longitud no lo justifica. Por ello, quiero lograr más de los tres tipos de silencio a través de las siguientes acciones:
- Iniciar y acabar mi rutina diaria con momentos de meditación, donde pueda aspire a lograr un silencio "absoluto" en mi mente;
- Al llegar a la oficina, hacer por una hora las tareas que más requieren de mi inteligencia, aprovechando la energía que tengo por la mañana, el silencio "táctico";
- Bloquear 2-3 espacios a la semana de silencio "estratégico" por al menos 2 horas, para planear qué viene e imaginar el futuro de Octhopus y otras creaciones; y
- Proponer espacios trimestrales de silencio "espiritual" con mi socia, donde podamos conectar y explorar cómo hacernos crecer y con ello a Octhopus.
¡Ayúdenme como accountability partners! Entren en contacto conmigo en hugo@octhopus.com para ver cómo va mi plan o cooperen con sus técnicas en los comentarios.
El noveno tentáculo, el “bono” Octhopus
Más sobre el silencio
En esta sección, damos un paso más allá para recomendarte lecturas adicionales y videos sobre el tema del silencio.
Libros
Flow: The Psychology of Optimal Experience, Mihaly Csikszentmihalyi, Harper Perennial Modern Classics, 2008
Videos
Julian Treasure: Las 4 maneras en que el sonido nos afecta
Productivity - Music vs Silence
Perros lazarillo para usuarios de smartphone
Herramientas
Focus at Will, la herramienta con música para concentración que yo uso
Relax Melodies (gratuita)
Si quieres saber más sobre Octhopus y lo que hacemos agenda una llamada hoy.
Por: Hugo M. Bretón