Los planes son inútiles, pero planificar lo es todo.
Dwight D. EisenhowerMe gusta usar la tecnología como un reemplazo de mi memoria, pero a veces no tiene piedad. Recientemente me recordó que hace 5 años era yo más saludable, me despertaba a las 4:30 am para aprovechar mis capacidades cognitivas por la mañana, y que estaba comenzando mi camino como emprendedor. Hoy no tengo tal disciplina en mis hábitos y a veces me siento muy distante de mis metas. Sin embargo, ese recordatorio me empujó a rediseñar mi proceso de planeación y cómo lo uso para acercarme a mis objetivos estratégicos. En un artículo en Entrepreneur, Jesús De Hoyos Freymann habla de planeación en tres áreas: personal, familiar y profesional, y trato de considerarlas en mi proceso.
A la fecha no estoy de tiempo completo en Octhopus como mi socia Gaby. Le dedico a nuestro emprendimiento las mañanas de los lunes y varias sesiones durante la semana, por lo que tengo que gestionar lo que hago para Octhopus así como para Riot Games como líder de varios equipos. Es natural que al hacer dos cosas que disfruto tanto, a veces una me absorba y deje abandonada a la otra. Al sentarme a rediseñar mi proceso de planeación, traté de reforzar mis hábitos, balancear estas demandas y dejar suficiente espacio para mi tiempo en familia y crecimiento personal.
Antonio Pablo, en su artículo "Planificación estratégica personal: 7 Claves que te proyectarán al éxito" habla de siete pasos para la planificación estratégica personal: valores, visión, objetivos, conocimiento y habilidades, hábitos, actividades diarias y acciones. Mi sistema considera algunos de estos elementos, aquí te lo comparto...
1. Principios y documentos diarios. Acá es donde capturo mis valores y visión, así como una evaluación de mis habilidades. Son documentos, que leo todos los días, por las mañanas y las noches. Confieso que he juntado varios, como los Octhoprincipios, por lo que los voy rotando en mis sesiones de lectura.
2. Documentos con metas anuales/ trimestrales/ mensuales. Estos textos capturan mis objetivos en diversas dimensiones. Contienen temas personales, de Octhopus y otros emprendimientos (p.ej., mi trabajo freelance), así como mi trabajo en Riot Games. El utilizar distintos horizontes de tiempo me permite no perder de vista el largo plazo pero no abrumarme por él al dividirlo en pequeños pasos.
3. Definición de proyectos y áreas de enfoque. Algo que recientemente implementé es el dividir todas mis actividades en proyectos con enfoques bien definidos. Algunos de ellos son compartidos, por los que puedo atacar tareas en conjunto con mi socia o alguna de mis asistentes.
4. Planeación mensual y semanal. Una vez al mes y una vez cada semana me siento con mi herramienta de gestión de tareas. Reviso qué quiero hacer cada semana/ días, ajustando tareas y definiendo fechas. Es importante mencionar que cualquier tarea debe tener tiempo asignado para completarla. Estas planeaciones las hago en base a rutinas definidas que se repiten con cierta frecuencia, abajo el ejemplo de mi proceso semanal.
5. Gestión de tareas diarias (los famosos to do’s). Mis rutinas diarias están definidas en mi sistema de gestión, para no dejarlas pasar. Durante las mañanas reviso las tareas que definí para el día y por las tardes marco completado lo que concluí y ajusto cómo se verá el siguiente día.
Aunque puedo recomendar varias herramientas e información que me ayudó a desarrollar mi sistema de planeación, creo que pueden aplicar de manera distinta para cada persona y lo importante es que empieces definiendo qué quieres lograr con tu sistema. A continuación algunos elementos que me han ayudado:
- Evernote para guardar documentos y poder consultarlos en cualquier momento;
- Nozbe es el sistema de gestión de tareas que estoy utilizando actualmente, aunque en esta categoría hay muchas opciones sólidas;
- El libro "Power of Habit" es una buena introducción a cómo los hábitos puede cambiar nuestra vida.
Si quieres que platiquemos más sobre mi sistema..
lo que me ha fallado, o cómo puedes mejorar el tuyo, por favor escríbeme.
Hugo M. Bretón
Actualmente es líder de Productos en Riot Games LatAm y en Octhopus, donde explora diversas ideas de cómo ayudar a las PyMEs en la región a crecer. Su pasión por la productividad lo ha llevado a experimentar con muchas técnicas de planeación.