En qué te puede ayudar tu equipo para que tú seas un guía hacia el éxito
Hugo M. Bretón
Ama los tacos de pollo y el mar. Él es Director de Producto en Octhopus y cree que las PyMEs en América Latina pueden lograr mucho más al delegar tareas que no son su fuerte con proveedores calificados.
¿Alguna vez te has descubierto haciendo tareas que no disfrutas o, peor aún, procrastinas tareas que simplemente no te gustan? ¿Quisieras dedicar tu tiempo a ser un mejor líder, a llevar a tu PyME a nuevas dimensiones? Gaby y yo fundamos Octhopus después de un verano donde me quedó claro que yo necesitaba a quién delegar tareas. Trabajaba en Banamex y decidí comenzar como coach laboral freelance. Pronto me encontré haciendo tareas administrativas en lugar de ayudar a mis clientes. Fue el inicio de un camino que nos llevó aquí.
¿Por qué debe delegar un líder?
Delegar te permite liberar tiempo para que puedas definir una visión clara para tu negocio. En su artículo "Great Leaders Perfect The Art Of Delegation", Jack Craven describe la importancia de que un líder delegue como catalizador de energía y motivación. El autor proporciona algunas "banderas rojas" para identificar si delegas lo suficiente, así como un proceso para delegar de manera responsable.
Adicionalmente, delegar genera oportunidades para que tu equipo resuelva problemas desafiantes que los mueva hacia adelante. Esto te convierte en pieza fundamental para integrar equipos de trabajo a tu alrededor, así como la división de responsabilidades.
Una metodología para delegar
Antes de entrar en el detalle, creo importante comentar que hay varias maneras para decidir qué puedes delegar, y algunas las hemos explorado en artículos anteriores. Una de ellas es la de las seis T's que describe un artículo del Harvard Business Review. En esa metodología se identifica lo pequeño, lo tedioso, lo que consume tiempo, lo que se puede enseñar, en lo que eres terrible y lo sensible a tiempo.
Otro proceso relacionado a la delegación es priorizar el manejo de nuestro tiempo, como describe en un artículo Marissa Levin, utilizando dos ejes: contribución y pasión.
Las 4 tareas que deberías delegar
Desde mi perspectiva, hay muchos tipos de tareas que se pueden delegar, para enfocar mi tiempo en ser un mejor integrante del equipo Central en Octhopus. A continuación, enlisto cuatro "familias" de tareas que comúnmente delego a mi asistente virtual.
1. Procesos administrativos
¡Uff, esto fue lo primero que me hizo buscar ayuda cuando yo era freelance! Me pesaba obtener y emitir facturas, revisar la información que enviaría a mi Contador, realizar trámites o llenar formularios. Aunque lo deseable sería simplificar muchos de estos procesos, generalmente no están bajo mi control. En esos casos, recolecto la información o documentos necesarios y pido ayuda a alguien que pueda realizar la mayor parte del proceso, y me involucre cuando sea necesario.
2. Configuración y uso de herramientas (tecnológicas)Aunque hay una estrategia detrás de herramientas que utilizamos en una pequeña empresa para comunicación, redes sociales, ventas, administración, etc., hay muchos aspectos que se pueden delegar. Por ejemplo, una asistente me ha ayudado a explorar distintas herramientas que yo consideraba, para ayudarme a seleccionar una de ellas. La configuración de una herramienta, como un CRM para gestionar la relación con prospectos y clientes, puede tomar mucho tiempo y alguien más puede apoyar en eso.
3. Investigación
¿Quiénes son mis competidores, cuáles son sus productos y precios? ¿Dónde puedo conseguir clientes, cómo obtengo su información? ¿Quiénes pueden ser candidatos para una posición que recluto actualmente? Estas preguntas son comunes en un pequeño negocio y en todas se puede pedir ayuda para investigar en línea y resumir los hallazgos. Frida, asistente Octhopus, me ayudó a revisar investigación de referencias para este artículo.
4. Seguimiento con clientes
Este punto puede ser controversial ya que no deberíamos sacrificar el toque personal con nuestros clientes. Sin embargo, hay muchas actividades en el ciclo de venta y servicio que se pueden delegar, como concertar citas, realizar llamadas de servicio, o cobranza. En algunos casos, el proceso completo de servicio a clientes se puede delegar, cuidando ciertos parámetros y protocolos.
Y... ¿Qué no deberías delegar?
En otros artículos hemos explorado (y exploraremos) dónde aportas más como líder de tu negocio, es decir, en qué enfocarte y que por lo tanto no deberías delegar. Encontramos algunos ejemplos en un artículo, incluyendo la visión, contrataciones, despidos, reconocimientos y desarrollo profesional. Como un bono adicional, el artículo habla sobre los "tentáculos del líder", frase que evidentemente aprobamos. ;-)
Si quieres que platiquemos más sobre delegar, puedes concertar una cita con alguien del equipo Central de Octhopus o escribirme a hugo@octhopus.com
Si quieres que platiquemos más sobre delegar...
