Organización física vs. digital 

Para comenzar revisaremos la posibilidad de invertir tiempo en digitalizar tus documentos, para así poder tener archivos digitales que te permitan mantener todo esto en un espacio virtual, y de esta manera liberar espacios físicos. Eso sí, ¡siempre con respaldo en la nube! Una de las ventajas que podemos rescatar de esta decisión es sin duda que tendremos la posibilidad de alojar un gran número de archivos sin necesidad de dedicar mobiliario o espacio extra, además de que podremos consultar los documentos en cualquier dispositivo y/o momento, pero no hay que olvidar que si mantenemos un archivo físico también los conservamos de forma íntegra, sin la posibilidad de que puedan modificarse, corregirse o alterarse por terceras personas. Nuestro consejo es que pienses qué vale la pena mantenerse físico y qué de forma digital, mientras tomas esa decisión te dejamos los pasos para organizar tus documentos en ambos sentidos:

Digital

1. Guarda todos tus documentos y fotografías en carpetas. Por supuesto, con una estructura de sub-carpetas. Guardar todos los documentos digitales en la carpeta raíz de tu computadora, e incluso crea respaldo de ello en una memoria externa y utiliza nombres explicativos en cada una de ellas. A medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también la complejidad de cómo organizar los documentos digitales en las carpetas, así que asegúrate de que cada sub-carpeta tenga un nombre corto y descriptivo, agrupando cada documento en un tema específico.
2. Cuando llegue el momento, considera incorporar sub-carpetas que distribuyan la información. Por ejemplo, si tienes una carpeta llamada facturas y has colocado dentro una carpeta por mes, esta carpeta poco a poco irá creciendo exponencialmente, así que en este caso particular lo que te conviene es archivar estos documentos en sub-carpetas correspondientes a los distintos años contables (2019, 2020, 2021).
3. Guarda cada documento en su carpeta desde el inicio. Es importante que tengas controlado el lugar de tus documentos digitales y que los coloques en su carpeta correspondiente desde el primer momento. Evita caer en la tentación de guardarlos localmente y luego moverlos a una carpeta específica cuando los necesites. ¡Ese paso extra puede llevar a su "desaparición" en ciertos casos! Además de restarle efectividad a tu proceso.
4. Codifica documentos digitales. Para organizar documentos digitales es recomendable codificarlos a través de nombres que nos ayuden a identificarlos rápidamente, el problema es que a veces es difícil ubicarlos cuando ya nuestra carpeta está saturada, por lo que te recomendamos que uses códigos con las fechas de creación, un método es utilizando la última fecha de edición invertida, por ejemplo 20211105 para el 05 de Noviembre del 2021. De esta forma, al ordenar alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es buena idea incorporar los números de versión (V.1, V.2, etc.): 20211105-Carta-V.2
5. Revisa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos. El reto es dejarlos vacíos y ordenarlo todo, de tal manera que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda. El costo de no encontrar la información correcta cuando se necesita es enorme. El tiempo que se pierde buscando documentos o intentando duplicar lo que hay en el archivo puede ser de horas, días... ¡incluso semanas! Puedes evitarlo con una buena organización.
6. Si se trata de tus fotos, invierte tiempo en una buena e importante labor de selección y organización. Hay que tener en cuenta el tipo de archivos que quieres guardar en el teléfono o en la cámara, ya que puedes almacenar las imágenes en tus dispositivos también en carpetas según la fecha de captura o incluso a través de etiquetas. Aún con esto, considera que lo mejor sería guardar tus fotos en tu equipo de cómputo o en una memoria externa, y hacerlo por medio de carpetas organizadas por temas, años y eventos. Una buena regla es, siempre que sea posible, tratar de no tener fotos duplicadas a menos que haya algo lo suficientemente único en ellas que justifique tener múltiples versiones guardadas en lugar de utilizar sólo una copia.

Físico

1. El primer paso es acomodar todos los documentos que ya están en tu espacio de trabajo. Ordena los documentos que se encuentran en tu campo visual,  júntalos todos en una pila y comienza por darles una ojeada. Mientras revisas los documentos que tienes, toma nota de si merece la pena guardarlos o no. Algunos serán probablemente inútiles, como el recibo de las compras de navidad del año pasado, y pueden ir directamente a la basura. Una vez que te deshaces de los excedentes, se recomienda que estén organizados por tema. Una vez que hayas cumplido con esta primera parte, continúa con todos los documentos que tienes guardados en tus cajones y todos aquellos que no tienen un lugar específico para ser archivados.
2. Separa los documentos laborales, los oficiales, los personales y los casuales. Además de organizarlos por tema, puedes organizarlos por cliente, por proyecto o por fecha. Este sigue siendo un método efectivo ya que te ayuda a mantener “todo en su lugar”. Archiva tus documentos en carpetas o folders y no olvides por ningún motivo rotularlos para saber a simple vista el contenido de cada uno.
3. Guarda los documentos en cajas con folios. Recuerda que esta práctica es la que te ayudará a mantener organizados tus documentos, por lo que es necesario contar con un espacio para guardarlos, si tienes un archivero ¡qué mejor! Podrás tenerlo todo muy ordenado por separadores, pero si no lo tienes será suficiente con una simple caja bien rotulada con fechas específicas o con el nombre del cliente, proveedor o como desees clasificarlo.  Las carpetas deben de indicar el tipo de documentos que contienen, por ejemplo: “Pago de impuestos Ene-Feb 2021”. Entre más etiquetas descriptivas mayor orden y organización tendremos.
4. No eches de menos los álbumes para guardar tus fotos. Es algo que nunca pasará de moda, incluso si quieres tener de manera física tus fotografías digitales, no hay nada como mantenerlas organizadas y a salvo en un álbum fotográfico. Al igual que en la opción digital te recomendamos que selecciones tus fotos por temas o por fechas, para que logres recabar tus fotografías como si se tratara de interesantes libros en un estante. 

Organización de email

Gestionar nuestro correo electrónico es muy importante, ya que hoy en día es la herramienta de comunicación más usada en todos los ámbitos, y con frecuencia guardamos información importante en las bandejas de nuestro mail. En este caso te hablaremos de poner en práctica el Inbox Cero, que es un  método de productividad que habla de  gestionar los correos en tu bandeja de entrada de tal modo que esta pueda estar lo más vacía posible. 

¿Cómo lograrlo? La sugerencia es incorporar acciones prácticas como configurar filtros, usar respuestas almacenadas y mover el correo de entrada a diferentes carpetas como parte de una rutina diaria, de tal modo que también puedas organizar tu correo por temas, por clientes, por servicios, etc. Así tu correo también se puede convertir en un espacio de consulta.

Por lo tanto te sugerimos que incluyas  en esta gestión los siguientes puntos:

1. Delegar. En caso de que hayas recibido una solicitud de información que deba ser atendida por otra persona, reenvíala de inmediato a quien pueda ejecutar o contestar en tu lugar, no dejes ese correo para después porque seguro se irán acumulado con otros tantos y entonces volverás al bucle de correos interminables. También es una buena práctica hacer un seguimiento de la persona en cuestión en un plazo considerable, tras recibir un correo electrónico sobre este asunto.
2. Responder: La respuesta inmediata se aplica a los correos electrónicos que requieren una contestación rápida y breve. Es aconsejable hacer todo lo posible para mantener el tamaño de estos mensajes lo más pequeño posible, pero de nuevo esto dependerá totalmente del contexto. Te sugerimos que respondas de forma inmediata siempre y cuando la respuesta te pueda llevar menos de 2 minutos, para que al finalizar puedas archivar el correo o borrarlo, según sea el caso.
3. Postergar: Algunos correos electrónicos requieren más tiempo y atención que otros. En lugar de intentar responderlos todos a la vez, lo mejor es tener una carpeta con los correos electrónicos "Para responder" para poder vaciar la bandeja de entrada todos los días. Postergar es el caso de los correos que te llevará más de 2 minutos responder.
4. Actuar: Si el correo requiere algún tipo de acción, tómala siempre de inmediato. Por ejemplo, anota una cita en tu calendario o envía un archivo de inmediato para que puedas hacer las cosas sin sentirte abrumado por este trabajo. Ser proactivo con los correos electrónicos entrantes también ayudará a mantener organizada tu bandeja. En el caso del ‘Delete’, deberás de tomar en cuenta que es la acción más importante, pero la que más cuesta realizar. Estos correos saturan la bandeja, consumen tiempo y además consumen carga mental. Será la acción que más tiempo te tome pero en la que más tienes que actuar.