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Hacer menos para hacer más

Delegar te hace más productivo, ¡aprende cómo!

Hugo M. Bretón
Es Director de Producto y co-fundador de Octhopus, un servicio de asistentes virtuales para Latinoamérica con impacto social. Además es escritor de negocios, coach y trabaja en la industria de los videojuegos. Él delega frecuentemente tareas que ayuden en desarrollo de contenido y crecimiento. Ha llegado a delegar preocupaciones cuando pidió que su asistente Eli enviara una novela que co-escribió a editoriales y concursos. Ella hizo todos los envíos y se preocupó por cada rechazo (de los que hubo muchos).

Me fue difícil delegar por primera vez a alguien en mi equipo de trabajo por distintas razones que podría explorar más adelante. La primera vez que trabajé con una asistente virtual, quería dejar de hacer tareas administrativas de mi práctica freelance, que me tomaban tiempo del poco que dedicaba a ello. Ése fue mi enfoque inicial, pero mientras más he colaborado con el equipo de Octhopus, he explorado cómo avanzar en múltiples proyectos a través de su apoyo. Es decir, trato de hacer más pero personalmente ejecutando menos.

Aunque aún no he llevado ni a Octhopus o varios de mis proyectos al nivel que tengo en mente, veo los beneficios que tiene delegar para mejorar mi productividad y resultados, a continuación comparto algunas ideas sobre el tema.

Delegar para sobrevivir

En Entrepreneurship in a Box Frida y yo encontramos una definición para delegar: proceso en que alguien transfiere parte de sus responsabilidades en logro de tareas a otras personas u organizaciones. Eso creo que es el “nivel 1”, ya que es una transferencia, pero como empresaria(o) ayuda a que liberes tiempo que entonces puedes dedicar a actividades de mayor valor, como diseñar productos, encontrar clientes o conseguir inversión. En muchos casos, esa reasignación de responsabilidades permite que sobrevivas en el día-a-día caótico que viene de arrancar un negocio

¿Pero cómo puedes llegar más allá? Que delegar eleve tus resultados y tu propia productividad...

Delegar y productividad

En el artículo mencionado anteriormente, se reconoce el delegar como una de las mejores estrategias para incrementar la productividad y mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización. ¿Cómo? Algunas de mis hipótesis y experiencias:

1. Se asignan tareas a la persona correcta y que puede llegar a los mismos resultados de una manera más eficiente;

2. Cada individuo en el equipo está enfocado donde aporta mayor valor a la organización, por ende incrementa la productividad;

3. Se acelera el crecimiento y desarrollo de integrantes del equipo y la organización.

Un blog de mujeres en liderazgo menciona que el crecimiento y una gerencia efectiva requieren delegar. Esta habilidad tiene impacto en mayor productividad, mejor calidad y mayor enfoque.

Si yo pienso en mi trabajo con Frida, ella me ayuda a detonar iniciativas, haciendo investigación inicial para proyectos, armando primeras versiones de contenido o simplemente dando seguimiento a proyectos. A veces ella inicia, otras ella publica, muchas más me proporciona un recordatorio para avanzar proyectos. Delegar con ella me da la oportunidad de que temas que me apasionan no se queden estancados. 

Otros beneficios de delegar

Encontramos algunos beneficios interesantes en un texto de Sally Foley Lewismejora de reputación de una organización, lealtad y productividad, espacio para tomar responsabilidades mayores, desarrollo de habilidades, mayor toma de decisiones, tiempo para pensamiento estratégico, mayor valor entregado, y liderazgo.

Yo identifico en mi historia profesional un crecimiento acelerado en mis habilidades y carrera una vez que delegué a un equipo de trabajo. La naturaleza de mi trabajo cambió, y mi tiempo se enfocó en áreas en las que había dedicado poco tiempo anteriormente, consistente con lo descrito en el párrafo anterior.

¿Qué delegar?

Un modelo que consultamos menciona ejemplos de tareas que pueden delegarse: tareas con procedimientos y productos finales definidos, tareas repetitivas parte del flujo de trabajo normal, tareas que permitan que los empleados se desarrollen a sí mismos. También se habla de no delegar tareas de naturaleza sensible (p.ej., revisiones salariales) o críticas.

En otros artículos y cuando trabajamos con clientes, también consideramos habilidad para hacer una tarea y qué tanto nos gusta hacerla. Así, delegamos inmediatamente en lo que no somos buenos y no nos gusta.

Toma acción

Si estás de acuerdo con los beneficios que tiene delegar, no esperes más. Elabora una lista de actividades que ejecutes en tu negocio, ¿cuáles no te gustan, no sabes hacer o son repetitivas? Esas actividades son buenas candidatas a ser delegadas a alguien en tu equipo o una persona externa, como pueden ser asistentes ejecutivas remotas de Octhopus.

¡No más excusas!

Un documento del NHS sobre productividad menciona razones que hacen que gerentes evadan delegar, y sabemos que aplican también a emprendedores:

  1. No tengo tiempo de enseñar a alguien más;
  2. Toma demasiado tiempo;
  3. Lo puedo hacer más rápido (y mejor) yo;
  4. Intenté en el pasado y falló;
  5. Voy a perder el control;
  6. No confío en que mi equipo lo entregue.

Creo que hay manera de rebatir cada una de estas razones, ya que aunque la inversión inicial de delegar es alta, los beneficios a mediano y largo plazo son enormes. Hay dos grandes beneficios que me empujan a mí. Primero, que al delegar le doy la oportunidad a alguien más de hacer una tarea y aprender. Segundo, que si dejo de encargarme de esas tareas, puedo dedicar más tiempo a generar estrategias, lo cual hará avanzar mi startup.

Si quieres saber MÁS sobre QUÉ deberías delegar...



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