Esta herramienta es importante para comunicarte con periodistas o medios de comunicación. Además de que se trata de la forma más económica de hacerlo.

Tanto la estructura como el contenido de los boletines son importantes para que tu mensaje sea bien recibido y compartido.

Primero, asegúrate de tener una buena razón para emitir un boletín de prensa. Los mejores motivos son una apertura de instalaciones, un producto nuevo, comunicar un récord de venta,  los resultados de un evento especial, etc. El boletín es una herramienta estratégica, no la desgastes. Un consejo es que, antes de publicar un boletín, pienses en el cuento Pedro y el lobo, si intentas llamar la atención con motivos banales, al final nadie te escuchará, nadie tomará en cuenta tu mensaje.

El boletín de prensa necesita ser claro y conciso, de esta forma evitarás que surjan interpretaciones que lo desvirtúen. Existen reglas básicas para su redacción: 

• El boletín, como todo género periodístico responde a las siguientes preguntas: quién lo emite, qué quiere comunicar, cuándo sucederá (o sucedió), dónde, por qué y cómo.
  
• Cuando escribas un boletín dirígete a la audiencia a la que quieras comunicar tu mensaje y no al reportero y/o medio de información, piensa que ellos son el canal que te permitirá llegar a tu público objetivo. Muchos medios, luego de evaluar su trascendencia, suelen reproducir los boletines sin edición, por lo que tendrás más oportunidades de publicación si no hay necesidad de retrabajarlos.
  
• La extensión adecuada es de máximo dos cuartillas. La brevedad nos obliga a la claridad, generar textos largos suele llevarnos a discursos confusos que pueden jugar en contra del mensaje que pretendemos comunicar.
  
• Fecha en la que emites el boletín, importante para situarlo en el tiempo y el contexto de su publicación.
  
• Los boletines llevan un título o encabezado, cuida que este sea descriptivo y breve. Incluye el nombre de tu empresa condicionado con un verbo de acción, por ejemplo: “Latam Airlines, Copa e IATA desvelan los principales retos de la aviación en América Latina”. Incluye un sumario a manera de subtítulos, éstos son conocidos como balazos o entradillas, su finalidad es anticipar los diversos temas de nuestro comunicado.
  
• Las oraciones deben ser breves, no redactes oraciones largas y confusas. Para saber si una frase es clara léela en voz alta, si tienes dificultades para leerla y entenderla es necesario que la reescribas. La extensión adecuada de una frase puede medirse con la respiración, una frase que necesite más de una inhalación es una frase larga. En el caso de un párrafo, tres o cuatro líneas son la extensión adecuada.
  
• Un boletín debe abordar un solo tema. Y hacerlo directamente en el párrafo inicial. Los siguientes párrafos tiene la finalidad de ampliar la noticia inicial, agregando información útil o describiendo la circunstancia del tema contenido en el primer párrafo.
  
• Evita las cacofonías y utiliza un vocabulario amplio, no repitas palabras, un diccionario de sinónimos es una buena herramienta para redactar, pero tampoco utilices sinónimos complicados o en desuso. La claridad y sencillez son bien apreciadas en la comunicación.
  
• El párrafo final contiene la información necesaria para que los interesados entren en contacto con la organización, ya sea para solicitar entrevistas, ampliar la información y/o aclaraciones. Esta información debe incluir el nombre de la persona encargada de la comunicación de la empresa, relaciones públicas o de atención a medios; un correo electrónico, un número telefónico y la extensión del área responsable; también debemos facilitar la dirección electrónica de la empresa.
  
• Haz que tus boletines de prensa vayan más allá de simplemente informar, un comunicado atractivo tiene mayores oportunidades de ser publicado si ofrece propuestas de valor. Incluye casos de estudio, gráficas o infografías y señala los beneficios de tus acciones, esto atraerá la atención de tu audiencia. Toma en cuenta que las redacciones de periódicos reciben cientos de boletines, por lo que debes destacar del resto.
  
• Revisa cuidadosamente todos los comunicados que emitas, la ortografía es fundamental al momento de redactarlos, dice mucho de la empresa y nunca es positivo que aparezcan errores en nuestro documento. Pide a alguno de tus colaboradores que lo lea, es bueno escuchar las opiniones de terceros.
  
• La apariencia es importante. El boletín debe enviarse en la papelería oficial de la empresa, que incluya los logotipos y colores institucionales, para que a simple vista se pueda identificar quién emite el boletín de prensa. Cuida que los párrafos estén justificados. Que tengan espacio entre sí y utiliza bullets para destacar los puntos clave de tu mensaje. Haz que la apariencia sea limpia y ordenada. Escoge una letra legible.

Finalmente, un boletín se debe enviar al medio o periodista adecuado. No todos nuestros comunicados son adecuados para todos, selecciona en tu lista de contactos los perfiles indicados para tu mensaje. Por ejemplo, si estamos informando del balance de resultados financieros de la empresa lo mejor es enviarlo a periodistas, secciones o medios financieros. Si estamos presentando una nueva aplicación, lo más adecuado será enviarlo a las secciones de tecnología de las redacciones.